取引先へ社員・家族の訃報を伝えるには？ 社外メールの文例と 情報の範囲

社員本人・役員・社員の家族別に、社外へ伝える範囲と例文を解説

社員やご家族の訃報を取引先へ伝えるときは、業務上必要な情報と、ご遺族が伏せたい情報の線引きが大切です。

取引先へ訃報を伝えるかどうかは、亡くなったのが社員本人か、その家族か、そして業務上の連絡が必要かで判断します。社員本人が亡くなり、担当変更や契約の引き継ぎが生じる場合は、関係する取引先へ会社から速やかに知らせます。一方、社員の家族が亡くなった場合は、取引先へ詳しい訃報を一斉送信する必要は通常ありません。本人の了承を得たうえで、休暇や納期変更など業務に必要な範囲だけを伝えるのが基本です。

社外メールには、社員の氏名・所属、死亡の事実、必要に応じた葬儀の案内、会社の対応窓口、今後の担当者を簡潔に記載します。死因、療養経過、家族の氏名や住所など、業務に不要な情報は入れません。香典・供花・弔問を辞退する場合は、何を辞退するのかを明確にし、ご厚意への感謝を添えます。

この先では、取引先へ訃報を送る判断基準、社内で確認する順番、社外へ開示する情報の範囲、件名と本文の書き方、社員本人・役員・社員の家族のケース別メール文例、電話連絡の例、受信した返信や供花への対応、送信前チェックリストを順を追って見ていきましょう。会社の規程、本人・遺族の意向、宗教・宗派、地域の慣習は一律ではないため、実際の連絡内容は人事・総務・法務・上司など社内の担当者と確認してください。

社外へ伝える範囲は、ご本人とご家族のケースで異なります

取引先への連絡は、次のように整理すると判断しやすくなります。

大切なのは、訃報を広く知らせること自体を目的にしないことです。「取引先が業務を継続するために必要な情報」と「故人・本人・遺族が知らせることを了承した情報」を重ね、その範囲だけを伝えます。

社外メールを作る前に、次の四点を確定します。

誰の訃報を、どの会社・担当者へ知らせるか

本人または遺族が社外周知を了承しているか

葬儀日程、香典、供花、弔問を案内するか

今後の担当者と問い合わせ窓口を誰にするか

まず社内で確認すること｜送信担当者だけで判断しない

社員本人が亡くなった場合

社員本人の死亡は、担当案件、顧客対応、契約、貸与品、社内手続きなど複数の業務に影響します。直属の上司、人事・総務、経営者、必要に応じて法務や広報が連携し、取引先への連絡方針を決めます。

遺族には、会社からどの範囲へ知らせてよいかを確認します。確認項目は、氏名と所属の公表、死亡日の公表、葬儀日程の案内、死因の記載、香典・供花・弔問の受け入れ、社内外への連絡担当者です。遺族が葬儀を近親者だけで行う意向であれば、取引先には会場を案内せず、「葬儀は近親者のみで執り行われます」と伝えます。

緊急の案件があっても、訃報メールと業務引き継ぎを一つの長い文章に詰め込みすぎないようにします。冒頭で訃報を伝えた後、「今後の業務連絡は〇〇が担当いたします」と明確に区切ります。案件ごとの詳しい引き継ぎは、別メールや電話で個別に行うほうが受け手も確認しやすくなります。

役員・代表者が亡くなった場合

代表者や役員の場合は、対外的な影響が大きいため、社内決裁を経て統一文面を用意します。発信名義、後任、会社の営業体制、葬儀の扱い、弔意の窓口を先に決め、営業担当者が異なる文面を個別に送らないようにします。

代表者の変更には訃報とは別の登記・契約・金融機関等の手続きが伴うことがあります。訃報メールだけで法的な通知や契約上の届出が完了するとは限りません。契約書、社内規程、専門家の案内を確認し、必要な通知は別途正式に行ってください。

社員の家族が亡くなった場合

社員の家族の死亡は、まず本人から上司や人事へ伝える私的な情報です。取引先に詳細を知らせる必要があるとは限りません。本人が休むことで商談、納期、問い合わせ対応に影響する場合も、「家庭の事情により〇日まで不在です」「忌引きのため不在です」と、業務上必要な事実だけを伝える方法があります。

故人との続柄や葬儀日程を取引先へ伝える場合は、本人の了承を得ます。取引先と家族ぐるみの関係がある、取引先から弔意を受ける意向がある、会社として葬儀を案内する必要があるなど、理由を明確にします。本人が周知を望まない場合は、部署内でも共有先を絞り、社外には代替担当と復帰予定だけを伝えます。

個人情報と遺族への配慮｜死因や家族情報は当然に公開できるわけではない

個人情報保護委員会は、個人情報保護法上の「個人情報」は生存する個人に関する情報であり、死者の情報そのものは対象外と説明しています。ただし、死者に関する情報が同時に遺族など生存する人の情報でもある場合は、その遺族等の個人情報になります。また、法の対象外となる情報でも、漏えいしないよう適切に管理することが望ましいとされています。

したがって、「亡くなった人の情報だから自由に公表できる」と考えるのは適切ではありません。死因、家族構成、看病の経過、自宅住所、喪主名、未成年の家族、遺族の連絡先などは、生存する家族の事情にもつながります。会社が保有する情報は、遺族の意向、社内の利用目的、就業規則や個人情報の取扱規程を確認して扱います。

社外へ伝える範囲は、次の三段階で絞ると整理しやすくなります。

業務継続に必須：社員名、担当変更、会社の連絡窓口

弔意の案内に必要：死亡日、葬儀日時・会場、喪主、辞退事項

原則として省く：詳しい死因、病歴、家族の住所、経済状況、遺族が望まない事情

訃報の送信先が多いほど、転送や再共有の範囲を制御しにくくなります。宛先を「関係があるから」と広げず、実際に担当者と接点があった相手、案件の引き継ぎが必要な相手、会社として弔意の連絡を受ける相手に限定します。

誰に送る？取引先を優先順位で整理する

最優先は進行中の案件に関係する相手

社員本人が亡くなった場合、まず連絡すべきなのは、進行中の案件、納品、支払い、問い合わせ、定例会議などで直接やり取りしていた相手です。相手が故人へ連絡を続けて不達になる前に、会社から事実と新しい窓口を伝えます。

担当者のメール履歴や顧客台帳を確認する場合は、会社の権限と規程に従います。担当者の個人アカウントへ無断でログインしたり、本人になりすまして返信したりせず、会社の正式な差出人から連絡します。

次に長く関係のあった取引先を検討する

現在の案件がなくても、長年にわたり故人と関係が深かった取引先には、遺族の意向を踏まえて知らせることがあります。訃報を知った相手が弔問や供花を希望する可能性があるため、葬儀を案内するのか、葬儀後に知らせるのか、辞退事項をどうするのかを先に決めます。

一斉配信の顧客リストをそのまま使うと、故人と接点のない相手にも届きます。営業部門、人事・総務、経営者で対象者を確認し、「取引先全社」ではなく、「故人が担当していた主要関係先」など基準を定めます。

社員の家族の訃報は取引先全体へ送らない

社員の家族が亡くなった場合、本人の担当先すべてに訃報を一斉送信する必要は通常ありません。休暇中に連絡が必要な相手へ、本人の了承した範囲で伝えます。家族の葬儀へ取引先を案内する場合も、特に関係が深い相手へ個別に連絡し、社内外へ無制限に転送しないよう依頼します。

社外メールに入れる項目と省く情報

訃報メールは、弔意を求めるための文章ではなく、事実と今後の対応を正確に伝える連絡です。情報を盛り込みすぎると、重要な担当変更が埋もれます。次の表を基準に、ケースごとに必要な項目を選びます。

死因は、取引先への一般的な訃報に必須ではありません。「病気療養中」「急逝」などの表現も、遺族が了承していなければ記載しません。死亡日を知らせない方針の場合は、「去る〇月、逝去いたしました」など範囲を調整できます。

葬儀がすでに終了している場合は、現在の案内と誤解されないよう、「葬儀は近親者のみで滞りなく執り行われました」と過去形で書きます。これから葬儀がある場合は、日時・会場・形式を正確に記載し、一般参列が可能かも示します。

件名・宛名・差出人の書き方

件名は要件と故人を短く示す

件名の例は次のとおりです。

弊社〇〇〇〇逝去のお知らせ

弊社役員〇〇〇〇　訃報

〇〇〇〇逝去のご報告と担当変更のお知らせ

担当者不在および業務引き継ぎのご案内

弊社〇〇〇〇葬儀終了のご報告

「重要」「至急」だけの件名は、受信者が内容を判断できません。絵文字、装飾記号、過度な感嘆符も避けます。社員の家族の訃報で、相手に詳しい事情を知らせない場合は、「担当者不在のお知らせ」とし、件名に家族の死亡を書かない方法があります。

宛名は送信先ごとに確認する

個別メールでは「株式会社〇〇　〇〇部　〇〇様」とします。複数社へ同じ文面を送る場合も、可能であれば個別送信します。一斉送信が必要なときは、会社のメール運用ルールに従い、他社のメールアドレスが互いに表示されないようにします。

担当者名が不明なら「〇〇部ご担当者様」とし、取引先全体を指す場合は正式な通知状として宛先と発信名義を整えます。「関係各位」は便利ですが、誰に届くべきかが曖昧になりやすいため、送信対象リストを別途確認します。

差出人は会社の正式な窓口にする

差出人は、直属の上司、部門長、人事・総務、代表者、広報など、社内で決めた担当者です。故人のメールアドレスから送信すると、本人が送ったように見えたり、返信が確認されなかったりするため避けます。

署名には会社名、部署、氏名、電話番号、メールアドレスを記載します。弔電・供花等の窓口と業務引き継ぎの窓口が異なる場合は、それぞれを分けて示します。

取引先へ送る社外メールの基本構成

次の七つを順に並べると、弔意と業務連絡の両方が伝わります。

平素の取引への挨拶

故人の所属・氏名と死亡の事実

葬儀の予定または終了報告

生前の厚誼への感謝

香典・供花・弔問の方針

担当変更と今後の連絡先

発信者の署名

文章量は、取引先が一読して必要な対応を判断できる長さにします。訃報と担当変更を同時に伝える場合も、商談の詳細、価格交渉、未処理の問題を本文に並べず、後任から改めて連絡します。

社員本人が亡くなった場合の社外メール文例

基本の文例｜葬儀を近親者のみで行う場合

件名：弊社〇〇〇〇逝去のお知らせ

「株式会社〇〇

〇〇部　〇〇様

平素より格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。

弊社〇〇部〇〇〇〇は、〇月〇日に逝去いたしました。ここに生前のご厚誼を深謝し、謹んでお知らせ申し上げます。

葬儀はご遺族の意向により、近親者のみで執り行われます。なお、ご香典、ご供花、ご弔問につきましても辞退される意向ですので、何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。

今後の業務につきましては、同部△△△△が引き継ぎます。お問い合わせは、電話〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇、メール〇〇@example.jpまでお願いいたします。

略儀ながら、まずはメールにてお知らせ申し上げます。」

葬儀へ参列できる場合

件名：弊社〇〇〇〇逝去ならびに葬儀のお知らせ

「弊社〇〇部〇〇〇〇は、〇月〇日に逝去いたしました。生前に賜りましたご厚情に、深く感謝申し上げます。

通夜および葬儀・告別式は、下記のとおり執り行われます。

通夜：〇月〇日（〇）〇時から

葬儀・告別式：〇月〇日（〇）〇時から

会場：〇〇会館（所在地・電話番号）

喪主：〇〇〇〇様（故人との続柄）

ご参列の際は、受付方法や供花の締切等を担当窓口へご確認ください。今後の業務連絡は△△△△が承ります。」

日時、曜日、会場名、所在地、開始時刻は、案内状や葬儀担当者から得た確定情報と照合します。オンライン地図のリンクを付ける場合も、別会場へ誘導しないよう確認します。

葬儀後に知らせる場合

件名：弊社〇〇〇〇逝去のご報告

「弊社〇〇部〇〇〇〇は、去る〇月〇日に逝去いたしました。葬儀はご遺族の意向により、近親者のみで滞りなく執り行われました。

本来であれば早くお知らせすべきところ、事後のご報告となりましたことをお詫び申し上げます。生前に賜りました格別のご厚誼に、心より御礼申し上げます。

後任は△△△△が務めます。今後とも変わらぬお引き立てを賜りますようお願い申し上げます。」

役員・代表者が亡くなった場合の文例

件名：弊社代表取締役〇〇〇〇逝去のお知らせ

「平素より格別のご厚情を賜り、厚く御礼申し上げます。

弊社代表取締役〇〇〇〇は、〇月〇日に逝去いたしました。ここに生前のご厚誼に深謝し、謹んでお知らせ申し上げます。

葬儀はご遺族の意向により、近親者のみで執り行われました。誠に勝手ながら、ご香典、ご供花、ご弔問は辞退申し上げます。

当面の業務は、取締役△△△△を責任者として継続いたします。ご契約および各案件に関するお問い合わせは、〇〇部□□までお願いいたします。

今後とも変わらぬご支援を賜りますようお願い申し上げます。」

後任の代表者が正式に決まっていない場合は、確定前の氏名や役職を書きません。「当面の業務責任者」「お問い合わせ窓口」など、現時点で正確な情報だけを記載します。

社員の家族が亡くなった場合の社外メール文例

詳細を伏せて不在だけを伝える

件名：担当者不在および代替窓口のご案内

「平素よりお世話になっております。

弊社〇〇は、忌引きのため〇月〇日から〇月〇日まで不在となります。期間中のお問い合わせは、同部△△が承ります。

進行中の〇〇案件につきましては、予定どおり対応いたします。お急ぎの場合は、電話〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇またはメール〇〇@example.jpまでご連絡ください。

ご不便をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。」

続柄、故人名、死因、葬儀日時は書いていません。取引先に必要なのが担当者の不在と代替窓口だけであれば、この範囲で足ります。

本人の了承を得て家族の訃報を伝える

件名：弊社〇〇の家族逝去に伴う不在のお知らせ

「弊社〇〇の父〇〇〇〇様が、〇月〇日に逝去されました。〇〇は葬儀のため、〇月〇日まで不在となります。

なお、葬儀は近親者のみで執り行われ、ご香典、ご供花、ご弔問は辞退される意向です。皆様のお気持ちに深く感謝申し上げます。

期間中の業務は△△が引き継ぎます。お問い合わせは〇〇部△△までお願いいたします。」

身内の死について、会社側が「逝去いたしました」と自社のこととして書くと、誰が亡くなったのか分かりにくくなる場合があります。「〇〇の父〇〇様が逝去されました」のように、社員と故人の関係を明確にします。ただし、社内の表記基準がある場合はそれに合わせます。

取引先から参列希望を受けた場合の返信

「このたびは温かいお言葉をいただき、誠にありがとうございます。葬儀はご遺族の意向により近親者のみで執り行うため、ご参列は辞退申し上げております。お気持ちだけありがたく頂戴いたします。何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。」

断る場合も、「家族葬なので来ないでください」と直接的に書かず、相手の弔意への感謝、遺族の方針、辞退のお願いの順に伝えます。

電話で先に伝える場合の例

重要な取引先や直近の会議がある相手には、メールの前に電話で知らせることがあります。突然の訃報で相手が動揺する可能性があるため、要点を短く伝えます。

「いつもお世話になっております。株式会社〇〇の△△です。突然のご連絡で恐縮ですが、弊社〇〇部の〇〇〇〇が〇月〇日に逝去いたしました。生前は大変お世話になり、ありがとうございました。葬儀はご遺族の意向により近親者のみで執り行われます。業務は私△△が引き継ぎます。詳細はこの後、メールでもお送りします。」

相手から死因や葬儀の詳細を尋ねられても、会社が回答すると決めていない情報は答えません。「ご遺族の意向により、詳細は差し控えております」「確認のうえ、必要な内容を担当からご連絡します」とします。

香典・供花・弔電・弔問の案内をどう書くか

受け付ける場合は窓口と締切を示す

供花や弔電を受ける場合は、会場名だけでなく、担当窓口、電話番号、申込期限、名札表記、支払方法など、確認できた情報を案内します。会社が取りまとめる場合は、取引先から遺族へ直接連絡が集中しないよう、社内の窓口を一つにします。

香典を会社で預かる場合は、誰が受け取り、いつ遺族へ渡すかを記録します。会社名義、代表者名義、部署名義、個人名義が混在すると返礼先の確認が難しくなるため、名義と金額を一覧に残します。

辞退する場合は対象を具体的にする

「ご厚志は辞退します」だけでは、香典、供花、弔電、弔問のどれを指すか分かりにくいことがあります。次のように列挙します。

「誠に勝手ながら、ご香典、ご供花、ご供物、ご弔問につきましては辞退申し上げます。温かいお気持ちに深く感謝申し上げます。」

弔電のみ受け付ける場合は、「ご香典・ご供花・ご弔問は辞退いたします。弔電は〇〇会館気付、喪主〇〇〇〇様宛にお願いいたします」のように区別します。辞退の範囲は遺族と葬儀担当者に確認してください。

取引先からすでに届いた場合

辞退の連絡前に供花や香典が届いた場合は、相手を責めず、遺族と相談して受け取りを判断します。受け取った場合は、「ご丁重なお心遣いを賜り、誠にありがとうございました。ご遺族へ確かにお届けいたしました」と短く報告します。

返礼の要否や時期は、名義、金額、遺族の方針、地域・宗派の慣習などにより異なります。会社の担当者だけで決めず、遺族、葬儀担当者、必要に応じて専門家へ確認します。

メール送信時の注意｜誤送信と情報の拡散を防ぐ

訃報メールは、訂正しにくい情報を含みます。送信前に、本文だけでなく宛先、添付、転送範囲を確認します。

宛先の会社名・部署名・氏名を確認する

同姓同名や旧担当者への誤送信がないか確認する

複数社のメールアドレスを宛先やCCへ並べない

不要な社内資料や遺族情報を添付しない

死亡日、曜日、会場、開始時刻を二人以上で照合する

送信後の返信を誰が確認するか決める

自動返信や転送設定で故人のアドレスへ戻らないか確認する

添付ファイルが不要なら、本文だけで伝えるほうが確認しやすくなります。正式な訃報状をPDFで添付する場合も、ファイル名、発信日、発信者、内容を確認し、パスワードの扱いは会社の情報管理ルールに従います。

訃報をウェブサイトへ掲載する場合は、メールより公開範囲が広くなります。掲載期間、検索結果への表示、削除時期、問い合わせ先を決め、遺族と社内責任者の承認を得ます。

避けたい表現と書き換え例

全日本冠婚葬祭互助協会の葬儀マナー案内では、弔事で「重ね重ね」「返す返す」などの重ね言葉や、不幸を連想させる言葉を避ける考え方が示されています。社外メールでは、形式だけでなく、事実を正確に伝え、遺族や受け手を責める印象を避けることが重要です。

自社側の社員については「逝去いたしました」「永眠いたしました」、相手側の故人については「ご逝去」「逝去されました」など、立場に合わせます。ただし、言葉の使い方は会社の慣例や文書基準によって異なります。宗教が分からない場合は、「冥福」「成仏」など特定の宗教を前提とする言葉を無理に使わず、「生前のご厚誼に感謝申し上げます」などとします。

送信前チェックリスト

本人・遺族と確認すること

社外へ訃報を出すことを了承している

公表する氏名、所属、死亡日、続柄が確定している

死因や療養経過を記載しない、または記載の了承を得ている

葬儀の参列範囲が確定している

香典、供花、供物、弔電、弔問の方針が明確である

葬儀後に知らせる場合は過去形になっている

会社内で確認すること

発信者と承認者が決まっている

送信先が故人・社員と関係する相手に絞られている

後任または当面の窓口が決まっている

進行案件の期限・会議・納品への影響を整理している

件名、宛名、会社名、役職、氏名に誤りがない

返信、香典、供花、弔問の問い合わせ担当が決まっている

会社の就業規則、慶弔規程、情報管理ルールを確認した

送信直前に確認すること

宛先、CC、BCCを再確認した

他社のメールアドレスが相互に表示されない

不要な添付ファイルがない

日付、曜日、時刻、会場、電話番号を照合した

遺族の住所や個人連絡先を必要以上に掲載していない

故人のメールアドレスを差出人にしていない

二人以上で文面を読み合わせた

取引先から返信が来たときの対応

お悔やみへの返信

「このたびはご丁寧なお言葉をいただき、誠にありがとうございます。温かいお心遣いに深く感謝申し上げます。いただいたお言葉はご遺族にもお伝えいたします。」

すべての返信へ長文で答える必要はありません。会社の代表窓口から受領と感謝を伝え、業務の質問があれば後任へ引き継ぎます。

死因を尋ねられた場合

「ご心配いただきありがとうございます。ご遺族の意向により、詳細は差し控えさせていただいております。何卒ご理解くださいますようお願い申し上げます。」

相手が親しかったとしても、担当者個人の判断で説明しません。遺族が公表している内容がある場合も、その範囲を超えないようにします。

葬儀や弔意の確認を受けた場合

「葬儀は近親者のみで執り行われ、ご香典・ご供花・ご弔問は辞退される意向です。お気持ちだけありがたく頂戴いたします。」

問い合わせが重なる場合は、社内で回答文を統一します。葬儀会場へ直接確認が集中しないよう、会社の窓口を案内します。

よくある質問

Q1. 社員が亡くなったら、すべての取引先へ訃報を送るべきですか？

いいえ。進行案件、担当変更、生前の関係などから必要な相手を選びます。接点のない配信先まで一斉送信すると、情報が過度に広がります。遺族の意向と社内方針を確認し、送信対象を決めてください。

Q2. 社員の親が亡くなったことを、取引先へ伝えてもよいですか？

本人の了承を得て、業務上必要な範囲で伝えます。取引先に必要なのが不在期間と代替担当だけなら、故人名や続柄まで書く必要はありません。

Q3. 死因は書いたほうが丁寧ですか？

死因は訃報メールの必須項目ではありません。遺族が公表を望み、会社として記載する必要がある場合を除き、省く方法が安全です。「急逝」などの表現も遺族と確認します。

Q4. 葬儀の日時が未定でも連絡できますか？

業務上の連絡が急ぐ場合は、死亡の事実と担当変更だけを先に知らせ、葬儀については「詳細は未定です」「決まり次第、必要な方へご案内します」とします。不確かな日時や会場を記載しないでください。

Q5. 家族葬でも取引先へ会場を知らせますか？

家族葬の参列範囲は一律ではありません。遺族が取引先の参列を望まない場合は会場を案内せず、近親者のみで執り行うことと辞退事項を伝えます。

Q6. 訃報メールは社員本人のメールアドレスから送ってもよいですか？

本人が送信したように見えるため、会社の正式な窓口から送ります。故人宛てのメールを確認・転送する場合も、会社の権限、社内規程、情報管理ルールに従ってください。

Q7. 取引先が多い場合、一斉送信でもよいですか？

可能であれば個別送信します。一斉送信する場合は、他社のアドレスを相互に表示せず、会社のメール運用ルールに従います。送信先が本当に必要な相手かも事前に確認します。

Q8. メールと電話のどちらを先にすべきですか？

重要な取引先、直近の会議や納品がある相手には電話で先に知らせ、その後メールで記録を残す方法があります。その他の相手には、統一文面のメールで知らせても構いません。

Q9. 「返信不要」と書いてもよいですか？

相手の負担を減らしたい場合は、「ご返信には及びません。お気持ちだけありがたく頂戴いたします」と感謝を添えます。ただし、業務引き継ぎの確認が必要な相手には、返信先を明示します。

Q10. 取引先から香典や供花を受け取ったら、会社が返礼を決めますか？

名義と内容を記録し、遺族へ報告して方針を確認します。会社名義か個人名義かでも扱いが異なります。返礼の目安は地域・宗派・会社の慣例などで異なるため、葬儀担当者等へ確認してください。

Q11. 事後報告になった場合、謝罪を長く書くべきですか？

長い弁解は不要です。「事後のご報告となりましたことをお詫び申し上げます」と一文を添え、生前の感謝と今後の窓口を明確にします。

Q12. 宗教が分からない場合、どの表現がよいですか？

「逝去いたしました」「生前のご厚誼に深謝いたします」「謹んでお知らせ申し上げます」など、宗教を限定しない表現が使えます。「ご冥福」「成仏」等は宗教・宗派により受け止め方が異なるため、確認できない場合は避ける方法があります。

訃報と業務引き継ぎを分け、必要な情報だけ正確に伝える

取引先への訃報は、社員本人が亡くなった場合と、社員の家族が亡くなった場合を分けて考えます。社員本人の死亡で担当変更が必要なら、関係する取引先へ会社から早めに伝えます。社員の家族の死亡は、本人の了承を得たうえで、不在期間や代替担当など業務に必要な範囲へ絞ります。

社外メールには、故人の氏名と所属、死亡の事実、葬儀の方針、生前の感謝、辞退事項、後任、問い合わせ窓口を必要に応じて記載します。死因、療養経過、家族の住所などは当然に公開せず、本人・遺族の意向と会社の情報管理ルールを確認します。

送信先は、進行案件の担当者、長く関係のあった取引先、業務引き継ぎが必要な仕入先等へ限定します。件名と宛名を整え、故人のアドレスではなく会社の正式な窓口から送ります。電話で先に知らせる場合も、回答してよい範囲を社内で統一し、詳細はメールで残すと確実です。

香典、供花、弔電、弔問を案内する場合は、遺族と葬儀担当者に受け入れ方針を確認します。辞退する場合は対象を具体的に書き、相手の弔意への感謝を添えます。受け取ったものは名義と内容を記録し、遺族へ正確に引き継ぎます。

葬儀の準備・費用・斎場選びなどで確認したいことがある場合は、依頼前や質問だけの段階でもハシモト葬祭へ相談できます。社外へ訃報を送る前に、葬儀の日程、参列範囲、香典・供花・弔問の方針を整理しておくと、会社と遺族の連絡をそろえやすくなります。

お困りのときは、平塚市のハシモト葬祭へ

電話（24時間365日・通話無料）：0120-34-8813

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