忌引届の書き方｜ 理由欄・続柄・期間の記入例と添付書類

理由欄・続柄・期間・証明書類を、会社への第一報から提出後まで順に解説

ご家族を亡くした直後に会社の書類まで整えるのは、心にも時間にも負担がかかるものです。

家族や親族が亡くなり、会社へ忌引届を提出するときは、会社指定の様式と就業規則を先に確認し、誰が亡くなったか、本人との続柄、休む期間、申請理由を事実に沿って簡潔に記入するのが基本です。理由欄には「祖父の逝去に伴い、葬儀参列および諸手続のため」のように書けば、必要な情報が過不足なく伝わります。

ただし、忌引休暇の日数、起算日、休日を含めるか、有給・無給の扱い、添付書類は会社ごとに異なります。一般的な記入例をそのまま写すのではなく、自社の就業規則、申請画面、人事・総務からの案内を優先してください。

ここからは、紙の忌引届、社内システム、メールで申請するときに共通する書き方を、理由欄・続柄・期間・添付書類に分けて分かりやすくお伝えします。急な連絡から正式申請、復帰後の確認まで、迷いやすい点を順に整理します。

忌引届は、続柄・期間・理由を会社のルールに沿って

忌引届で最初に確認したいのは、文章の美しさではなく、会社が判断に必要とする項目がそろっているかどうかです。一般的には次の内容を記入します。

最も重要なのは、先に上司へ急ぎの連絡を行い、正式な忌引届は会社の手順に沿って提出することです。葬儀の日程が未定でも、まず「父が亡くなったため、忌引休暇を申請したい」と連絡し、確定した期間や式場情報は後から追加できます。

そのまま使える基本の記入例

紙の様式に自由記入欄がある場合は、次のようにまとめられます。

「父の逝去に伴い、葬儀への参列および必要な諸手続のため、20XX年4月10日から4月12日まで忌引休暇を申請いたします。業務は営業部の山田さんへ引き継ぎ済みです。」

業務引継ぎの欄が別にある場合は、理由欄に引継ぎ内容まで詰め込む必要はありません。反対に、自由記入欄しかない場合は、休暇期間と緊急連絡先、引継ぎ先を一文ずつ分けると読みやすくなります。

忌引届と最初の欠勤連絡は別に考える

身内の逝去は突然起こるため、正式な書類を作ってから連絡しようとすると、始業時刻や会社の連絡期限に間に合わないことがあります。まず電話や会社指定の連絡手段で直属の上司へ事情を伝え、その後に人事・総務へ確認するのが現実的です。

最初の連絡では、次の4点があれば十分です。

誰が亡くなったかと本人との続柄

当日出勤できないこと

現時点で見込んでいる休暇期間

日程確定後に改めて連絡すること

「本日未明に父が亡くなりました。葬儀対応のため本日は出勤できません。忌引休暇の日数と申請方法を確認させてください。葬儀日程が決まり次第、休暇期間を改めてご連絡します。」

この段階で死因や詳しい経緯まで説明する必要は通常ありません。会社が必要とする事実と業務上の連絡を優先しましょう。

忌引休暇は法律で一律に決まった制度ではない

厚生労働省の「働き方・休み方改善ポータルサイト」では、法律によって義務とされていない、企業が任意に設ける休暇を「特別な休暇制度」と説明しています。慶弔休暇や忌引休暇も、一般には就業規則などに基づく法定外休暇として運用されます。

そのため、「親なら必ず何日」「祖父母なら全国一律で何日」とは決められていません。同じ続柄でも、会社によって次の点が異なります。

対象となる親族の範囲

続柄ごとの付与日数

有給か無給か

亡くなった日と葬儀日のどちらから数えるか

土日・祝日や所定休日を日数に含めるか

遠方への移動日を加算できるか

事前申請と事後申請の扱い

必要な証明書類

厚生労働省のモデル就業規則は、会社が各事業場の実情に応じて就業規則を作成する際の参考例です。勤務先に実際に適用される内容は、自社の就業規則、雇用契約、社内規程を確認してください。

正社員・契約社員・パートで手続が違うこともある

同じ職場でも、雇用区分や適用される就業規則によって、忌引休暇の有無や申請方法が異なる場合があります。「以前、正社員の同僚が取得していたから自分も同じ」とは限りません。

一方で、制度の対象外と自己判断して連絡を諦める必要もありません。まずは自分に適用される就業規則を確認し、制度がない場合は年次有給休暇、欠勤、勤務交代など利用できる方法を相談します。年次有給休暇は、一定の要件を満たす労働者に法律上付与される休暇ですが、具体的な申請方法は勤務先のルールに従います。

「忌引き」「慶弔休暇」「特別休暇」は同じとは限らない

会社によって、申請画面の名称が「忌引休暇」「慶弔休暇」「特別休暇」「服喪休暇」などになっていることがあります。似た名称でも、結婚・出産などを含む大きな区分の中に忌引きが設けられている場合や、申請フォームだけ別になっている場合があります。

検索画面で「忌引届」が見つからないときは、慶弔、特別休暇、休暇申請、勤怠申請という項目も確認しましょう。それでも不明なら、人事・総務へ「親族の死亡による休暇は、どの申請区分を選べばよいですか」と尋ねると確実です。

書く前に確認したい7つの項目

急いで提出すると、期間や続柄の書き直しが起こりやすくなります。次の順に確認すると、必要な情報を短時間で整理できます。

自分に適用される就業規則と慶弔規程を確認する

直属の上司へ第一報を入れる

休暇の対象となる続柄か確認する

起算日と日数の数え方を確認する

葬儀日程と移動予定を整理する

指定の添付書類と提出期限を確認する

引継ぎ先と緊急連絡方法を決める

会社指定の様式があるか

社内ポータル、勤怠システム、共有フォルダ、人事規程を確認します。指定様式があるなら、市販の忌引届や自作書面よりも会社の様式を優先します。

電子申請の場合、入力途中の内容が保存されないことがあります。死亡日、続柄、休暇期間、葬儀日、添付ファイルをメモしてから入力すると、慌てずに済みます。スマートフォンから申請する場合は、添付できるファイル形式や容量も確認してください。

誰の承認が必要か

直属の上司だけでよいのか、部門長、人事、総務の承認まで必要かを確認します。最初の口頭連絡だけで正式申請が完了するとは限りません。

反対に、家族葬の準備中に複数部署へ同じ説明を繰り返す負担を減らすため、上司から人事へ連携してもらえる会社もあります。「正式申請は復帰後でもよいか」「添付書類は誰に送るか」まで最初に確認すると安心です。

理由欄の書き方｜簡潔で具体的な表現にする

理由欄は、感情や経緯を詳しく書く場所ではありません。会社が休暇区分を判断できるよう、続柄と目的を簡潔に書きます。

基本形は「続柄＋逝去＋必要な対応」

次の形にすると、短くても内容が伝わります。

「○○の逝去に伴い、葬儀参列および諸手続のため」

「逝去」は「死亡」よりもやわらかい表現ですが、社内書類ではどちらを使っても意味は通じます。会社の様式に「死亡事由」と記載されている場合は、その表現に合わせても構いません。

遠方への移動が日数に関係する場合は、「遠方のため」とだけ書かず、必要に応じて行き先や移動日を別欄へ記載します。ただし、移動日が自動的に追加されるとは限りません。必ず規程と承認者の判断を確認してください。

「私用」「家庭の事情」だけでは不足しやすい

通常の有給休暇なら詳細な理由を求められない運用もありますが、忌引休暇は続柄によって日数を決める会社が多いため、「私用のため」だけでは確認ができません。忌引届では、少なくとも続柄が分かるようにします。

ただし、死因、治療歴、家庭内の事情など、制度判断に不要な情報まで書く必要はありません。詳細を伝えたくない事情がある場合は、人事担当者へ個別に相談し、上司や同僚に共有する情報を限定してもらいましょう。

葬儀が終わってから申請する場合

緊急連絡は済ませており、正式な届出だけが後になった場合は、次のように書けます。

「父の逝去に伴う葬儀参列および諸手続のため、20XX年4月10日から4月12日まで休暇を取得しましたので、忌引休暇として申請いたします。」

「事後申請」と明記する欄がある場合はチェックを入れ、遅れた事情を長く弁解する必要はありません。会社から求められた場合だけ、緊急のため事前申請ができなかった旨を添えます。

続柄の書き方｜「義父・義母」は誤解を避ける

続柄は、本人から見た故人との関係を書きます。家系図のように詳しくする必要はありませんが、会社が対象範囲を判断できる表現を選びます。

「義父」「義母」は、配偶者の父母だけでなく、再婚や養親など別の関係を意味することもあります。会社側が続柄を正確に確認する必要がある場合は、「配偶者の父」のように書く方が明確です。

同居・別居や扶養の有無は求められた場合だけ

会社によっては、同居していた祖父母、扶養していた親族などを対象条件にしていることがあります。その場合は、指定欄に同居・別居や扶養関係を記載します。

指定がないのに、住所や家族構成を詳しく書き足す必要はありません。判断に必要か分からないときは、自己判断で個人情報を広く共有せず、人事・総務へ確認しましょう。

期間の書き方｜起算日と休日の扱いを先に確認する

休暇期間は、「20XX年4月10日から20XX年4月12日まで」のように開始日と終了日を明記します。年をまたぐ場合は、両方に年を付けます。

日数欄には、会社の数え方に沿った日数を書きます。暦日で数える会社もあれば、所定労働日だけを数える会社もあります。土日・祝日が間に入るときは、特に注意が必要です。

死亡日から数えるとは限らない

起算日は、死亡日、死亡日の翌日、通夜日、会社が承認した日など、規程によって異なります。亡くなった時刻が深夜だった場合や、葬儀まで日数が空く場合もあるため、一般論だけで期間を決めないでください。

申請前に、次のように確認すると誤解がありません。

「父が4月8日に亡くなり、通夜が4月10日、告別式が4月11日の予定です。規程上、忌引休暇は何日から起算し、休日を含めて数えますか。」

日程が未定なら「予定」として申請する

火葬場や式場の状況により、葬儀日がすぐ決まらないことがあります。日程確定まで会社への連絡を待つ必要はありません。

「4月9日から忌引休暇を希望しています。終了日は葬儀日程の確定後に改めて申請します」と連絡し、会社の承認方法に従います。電子申請で終了日が必須なら、仮入力してよいか、人事担当者へ確認してください。

規定日数で足りないとき

喪主を務める、遠方へ移動する、役所や住居の手続が必要といった事情で、忌引休暇だけでは足りない場合があります。そのときは、年次有給休暇、欠勤、勤務交代、在宅勤務などの可否を早めに相談します。

忌引休暇と年次有給休暇を連続して取る場合は、申請区分を分けるよう求められることがあります。1枚の忌引届に全期間をまとめず、どの日が忌引休暇で、どの日が別の休暇なのかを明確にしましょう。

忌引届の完成例｜紙・社内システム・メール

会社の様式がない場合に参考にできる例です。実際には、勤務先が指定する項目を優先してください。

紙の忌引届の記入例

「申請日：20XX年4月9日

所属：営業部第一課

氏名：橋本太郎

故人との続柄：実父

死亡日：20XX年4月8日

休暇期間：20XX年4月10日から4月12日まで

申請日数：3日間

理由：父の逝去に伴い、葬儀参列および諸手続のため

葬儀日：20XX年4月11日

業務引継ぎ先：営業部第一課　山田花子

添付書類：葬儀案内の写し」

会社が死亡日や葬儀日を求めていない場合、その欄を自分で増やす必要はありません。また、葬儀会場の住所や電話番号は、確認に必要とされる場合だけ記入します。

社内システムの入力例

プルダウンで「父母」「配偶者の父母」「祖父母」などを選べる場合は、備考欄に同じ内容を重ねて長く書く必要はありません。システムが自動計算した日数と、自分が想定した日数が違うときは、送信前に人事・総務へ確認します。

上司に送るメール例

件名：忌引休暇申請のご連絡（営業部・橋本太郎）

「○○部長

父が4月8日に逝去したため、葬儀参列および諸手続のための忌引休暇を申請いたします。

現時点では4月10日から4月12日までを希望しております。通夜は4月10日、告別式は4月11日の予定です。

担当案件は山田さんへ引き継ぎ、緊急の場合は携帯電話で連絡を受けられるようにします。

正式な忌引届と必要書類は、社内規程に従って提出いたします。

ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします。」

葬儀日程がまだ決まっていない場合は、「日程確定後に休暇期間を改めて連絡します」と置き換えます。家族との打合せ中は連絡を受けにくいため、「緊急連絡はメールでお願いします」など、可能な連絡方法も添えるとよいでしょう。

チャットで第一報を入れる例

「父が本日逝去したため、葬儀対応で本日は出勤できません。忌引休暇を申請したく、日数と手続方法をご確認いただけますでしょうか。葬儀日程が決まり次第、休暇期間と引継ぎについて改めてご連絡します。」

社内チャットは第一報には便利ですが、正式な申請にならないことがあります。送信後、勤怠システムや届出書による手続が必要かを確認してください。

添付書類は何が必要？会社指定の範囲だけ提出する

忌引届の添付書類は法律で全国一律に決まっているものではなく、会社の規程や運用によります。書類を集める前に「何を、いつまでに、原本か写しか、誰へ提出するか」を確認してください。

会社から案内される可能性がある資料には、次のようなものがあります。

葬儀や告別式の日程が分かる案内

会葬礼状や葬儀を行ったことが分かる資料

訃報の案内文

会社が指定する事実確認書類

続柄を確認するために会社が個別に指定した書類

これらはあくまで候補で、すべてを提出するという意味ではありません。会社が会葬礼状だけを指定しているなら、それ以外の書類を自主的に追加しない方が、個人情報の面でも適切です。

死亡診断書などは安易に共有しない

死亡診断書や死体検案書には、故人の死因を含む重要な情報が記載されます。会社から明確に指定されていないのに、メールや社内チャットへ画像を送らないでください。

提出を求められた場合も、必要性、提出先、保管方法、写しでよいか、不要な部分を隠してよいかを人事担当者へ確認します。上司や部署の共有メールではなく、会社が指定した安全な提出先を利用しましょう。

家族葬で会葬礼状がない場合

家族葬や火葬式では、会葬礼状を用意しない場合があります。書類がないから忌引休暇を申請できないと自己判断せず、人事・総務へ代替資料を確認してください。

「家族葬のため会葬礼状を作成していません。規程上必要となる代替書類をご指定ください」と伝えれば十分です。葬儀の日程表などを提出する場合も、ご遺族以外の氏名や連絡先が含まれていないかを確認します。

原本を提出する前に控えを残す

会社が原本提出を求める場合は、返却されるかを確認し、必要に応じて手元に写しを残します。葬儀後の手続で同じ書類が必要になることもあるためです。

提出日、提出先、提出した書類名をメモしておくと、後日の確認がスムーズです。電子ファイルは会社の保存ルールに従い、個人のクラウドや共有範囲の広いフォルダへ残さないようにします。

提出のタイミングと事後申請の進め方

理想は事前申請ですが、身内の逝去では現実的に間に合わないことがあります。重要なのは、無断欠勤の状態を避け、分かった時点で連絡することです。

日程が決まる前

続柄、亡くなった事実、当日の出勤が難しいことを伝えます。休暇の終了日は未定とし、いつ次の連絡をするかを伝えます。

日程が決まった後

通夜・告別式の日程、移動日、希望する休暇期間を連絡します。会社の規程上の日数と合わない場合は、忌引休暇以外の休み方を相談します。

復帰後

正式な申請が完了しているか、勤怠区分が正しいか、添付書類に不足がないかを確認します。口頭承認だけで終わっていると、欠勤扱いになることもあるため、勤怠画面や給与明細で確認できる状態にしておきましょう。

書き間違えやすいポイント

「死亡日」と「休暇開始日」を同じにしてしまう

亡くなった日から休むとは限りません。規程や葬儀日程により開始日が変わるため、それぞれの欄へ正しい日付を書きます。

続柄を故人から見た関係で書く

忌引届の続柄は、通常、申請者本人から見た故人との関係です。故人から見て自分が「長男」でも、自分から見た故人が父なら「父」または「実父」と書きます。

忌引休暇と有給休暇を同じ区分にまとめる

規定日数を超える部分を年次有給休暇にする場合、申請区分や書類が分かれることがあります。期間全体を忌引休暇として入力せず、承認者へ確認してください。

葬儀情報を必要以上に社内共有する

家族葬で参列を限定している場合、式場名や日時を部署全体へ知らせると、会社関係者が参列や供花を検討してご遺族の意向とずれることがあります。会社に伝える情報と、同僚へ共有する情報を分けましょう。

香典・供花・弔電を辞退する場合は、上司や総務へ「家族の意向により、香典・供花・弔電は辞退いたします」と明確に伝えると、社内案内が整いやすくなります。

よくある質問

忌引届は手書きでなければいけませんか？

会社指定の方法に従います。紙の様式なら手書き、社内システムなら入力、メール添付ならパソコン作成という場合があります。自筆署名や押印が必要かも確認してください。

理由欄に死因を書く必要はありますか？

通常は「父の逝去に伴い、葬儀参列のため」など、続柄と休暇目的が分かれば足ります。死因の記載を求められていないなら、センシティブな情報を詳しく書く必要はありません。

「義父」「義母」と書いてもよいですか？

通じることは多いものの、「配偶者の父」「配偶者の母」と書く方が関係を正確に伝えられます。会社の選択肢に「義父母」とある場合は、その表記に合わせて構いません。

葬儀の日程が決まっていなくても申請できますか？

まず上司へ第一報を入れ、期間は予定または未定として相談します。終了日を仮入力してよいか、日程確定後に変更申請するかは会社の運用を確認してください。

家族葬でも忌引休暇を取れますか？

家族葬という形式だけで対象外になるとは限りません。対象となる続柄や取得条件は就業規則で確認します。会葬礼状などがない場合は、会社が認める代替資料を尋ねましょう。

添付書類は後日でもよいですか？

会社の提出期限によります。緊急時には先に休暇を承認し、復帰後に資料を提出する運用もあります。自己判断せず、いつまでに何を提出するか確認してください。

土日を挟む場合の日数はどう書きますか？

暦日で数えるか所定労働日で数えるかは会社によって異なります。「金曜日から月曜日まで」を4日とするのか2労働日とするのか、就業規則や人事担当者に確認して記入します。

忌引休暇がない会社ではどうすればよいですか？

年次有給休暇、欠勤、勤務交代などを相談します。年次有給休暇の付与要件や残日数、申請方法は人事・総務へ確認してください。連絡せずに休むのではなく、身内の逝去と必要な休暇期間を早めに伝えます。

忌引届を出し忘れた場合はどうしますか？

気づいた時点で上司と人事・総務へ連絡し、事後申請の手順を確認します。すでに第一報を入れていた日付や承認者を伝えると確認がスムーズです。

会社へ葬儀の場所を知らせる必要はありますか？

様式や規程で求められる場合に記入します。家族葬で参列を辞退している場合は、式場情報を広く共有せず、必要な担当者だけに伝えるよう依頼してもよいでしょう。

まず連絡し、就業規則に沿って不足なく申請する

忌引届は、会社指定の様式を使い、続柄・死亡日・休暇期間・理由・必要書類を規程に沿って記入することが基本です。理由欄は「父の逝去に伴い、葬儀参列および諸手続のため」のように、短く具体的にまとめます。

忌引休暇は会社が任意に設ける法定外休暇として運用されるため、対象親族、日数、起算日、休日の扱い、有給・無給、添付書類は勤務先ごとに異なります。一般的な例をそのまま当てはめず、上司、人事、総務へ確認してください。

急な場合は書類より先に第一報を入れ、日程確定後に正式申請を整えます。提出後は勤怠区分と受理状況を確認し、不要な個人情報は広く共有しません。

参考資料

厚生労働省「モデル就業規則について」 ／ 厚生労働省「働き方・休み方改善ポータルサイト｜特別な休暇制度とは」 ／ 厚生労働省「年次有給休暇取得促進特設サイト｜労働者の方へ」 ／ e-Gov法令検索「労働基準法」 ／ ハシモト葬祭「緊急・お急ぎの方へ」